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テレビ会議スペシャリスト!VTVジャパン 営業企画:小山のテレビ会議ブログ

テレビ会議をブログでお届けします。 VTVジャパン 営業企画に所属する小山(おやま)がテレビ会議の最新情報と日常をレポート。

やはりテレビ会議・Web会議が有効的?! 会議やメールの数を減らす方法とは!?

皆様、こんにちは!
VTVジャパン:営業企画の小山(おやま)です。

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会議やメールの数を減らす方法、これ働く人にとっては永遠のテーマかも知れません。役職や部署によって違うのかも知れませんが、メールだとToで届くメールよりCCとかBCCで入ってくるメールの方が多い方も大勢いらっしゃるのかと。会議も定例的な会議から、突発的に招集する(される)会議も毎日・毎週・毎月あったりと・・・。そこで、こんなNETの記事を見つけました。こちらです↓

www.sbbit.jp

ビジネス+ITさんの記事ですが、なるほど!っと改めて思ったことが「コミュニケーションのタイプ」。

①時間と空間を共有する方法/直接会って話す→会議。

②時間だけ共有する方法/電話・テレビ(ビデオ・Web)会議・テキストチャットなど。

③時間も空間も共有しない方法で/電子メール・ドキュメントなど。

※番外編
空間だけ共有して時間は共有しないという方法/駅の伝言板・インターネット上のソーシャルメディア

 なるほど、確かにコミュニケーションの用途によって、自然に使い分けていますよね。ただ、7~8割近くの企業では、会議やメールを減らしたいというデータも出ているとの事。確かにメールとかだと「ん~~~、この人もCCに入れとけ!」と簡単にメール送信できちゃいますが、そんなメールを受け取る側にとっては「オレ、関係ないし!」みたいなメールが山の様に届き、見ていなかったら怒られて・・・。と、コミュニケーション文化のハードルはITソリューションにより、もっと近く、もっと簡単になりましたが、その反面コミュニケーション「力」という観点から見ると非常に薄くなっちゃってるのかなぁ・・・、とも思われます。そこで、どのように会議やメールを減らし「コミュニケーション能力」を上げるか?の手法ですが、本記事では「UC/ユニファイドコミュニケーション」を推奨されています。やっぱそーなるか!と思いながら、やはりUCは便利だなぁと。VTVジャパンが取り扱っている「LifeSize Cloud」でもUC/ユニファイドコミュニケーションの仕組みは作れるのですが、どうやって無駄なく・会議やメールを減らしつつ、コミュニケーションを取って行くかと言いますと、まずこちら↓

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例えばLifeSize Cloudを利用した場合、まずLifeSize Cloud(UCシステム)にログインします。すると、ログインしている社員の在籍確認が見れます。コミュニケーションを取りたい人に対し、テキストチャットもしくは電話でコミュニケーション開始。ここで完結できればコミュニケーションが終了されますが、「もっと情報が欲しい」「コミュニケーション内容に速さを求める」そんな時は、そのままバーチャルな会議を開催する事が出来ます。参加するデバイス(端末)は自分が今、身近にあるデバイスから参加可能。わざわざリアルな会議室を急いで予約する必要はありません。
「議論が必要」「コミュニケーション内容が深い」そんな時は、直接会って「会議」する。・・・という風に、UCソリューションの中では「メール」が出てきません。また会議は最終手段となっており、バーチャル会議で対応できる回数が多ければ、貴重な業務時間を会議に費やす事も少なくなりますね。UCの仕組みとして代表的なソリューションとしてはMicrosoft Skype for Businessがメジャーですが、今回ご案内しているLifeSize社の「LifeSize Cloud」でも実現可能です! UC/ユニファイドコミュニケーションにご興味のある方、是非VTVジャパンへお問い合せくださいね!

www.vc-cloud.jp

 

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